Hvordan lykkes med din onboarding?
Visste du at hele 40% av turnover skjer i løpet av de første 6 månedene av ansettelsen?
Men visste du også at en god onboardingsprosess øker sjansen til å beholde de nyansatte med opp til 82%?
Derfor er den første uken med den nyansatte på plass så utrolig viktig.
Har du en plan, eller tar du det som det som det kommer.
I denne korte guiden vil vi kostnadsfritt skissere vår enkle 10-trinns prosess for å bygge et førsteklasses onboardingsguide som vi jobber med for våre kunder.
En riktig onboarding vil føre til mer engasjerte og raskere produktive ansatte som blir lenger!
Samle ideer fra teammedlemmene som nylig har blitt onboardet
Noen ganger er den beste kilden til god onboarding rett foran nesen på deg.
Dine nyansatte er faktisk de som virkelig har opplevd ditt onboardingsprogram på kroppen, og mange av dem vil nok ha gode forslag til hvordan ting kan være enda bedre, mer engasjerende og motiverende.
Så hvorfor ikke benytte alle disse smarte hodene som er akkurat kommet utenifra og inn?
Lag for eksempel et kort spørreskjema for alle nyansatte. Spør dem hva de likte, hva de ikke likte eller savnet mer av.
Hvilke ting fikk de til å føle seg ivaretatt, og hvilke andre mennesker burde vært involvert i prosessen.
Spør dem hva DE ville gjort annerledes.
Viktig! Dette må gjøres anonymt slik at de kan være helt åpne. Har du en liten bedrift og få nyansatte så kan det være lurt å benytte seg av en ekstern rådgiver for å innhente riktig og ærlig informasjon.
Lag en omfangsrik plan for første uke
Som nyansatt kjenner man seg kanskje igjen i følelsen:
Første dag på jobben, du er nervøs og spent. Du aner ikke hva du egentlig skal gjøre utover å møte Tone fra HR i lobbyen klokken ni.
Dette er ikke ideelt.
Kunnskap er makt, så sørg for å lage en plan for de ansattes første uke med en omfattende agenda.
Del denne agendaen i forkant.
Slik at de kan være forberedt og føle seg klar til å komme i gang.
Trekk alle de gode ideene du samlet i punkt 1 sammen, og lag en første uke som er morsom og engasjerende. Viktig at den første uken fokuserer på det sosiale slik at den ansatte føler seg rask som en del av noe.
Sett tydelige forventninger tidlig
Når du deler planen din for første uke med den nyansatte, må du gi dem beskjed om hva DE kan forvente, og hva DU forventer..
Har du tatt med informasjon om kleskoden? Start- og sluttider? Hvorvidt den nyansatte vil ha noen mål den første uken eller ikke?
Mennesker liker forutsigbarhet.
Sørg for at relevante kollegaer er oppdaterte
Onboarding av ansatte er ikke kun HRs område.
Alle som skal ha noe med den nyansatte skal være en del av omnboardingen. Dette kan være fra teamledere til teammedlemmer, og det er viktig å se til at alle er informert og at de alle er blitt presentert den nyansatte. Som øverste leder spesielt i litt mindre selskap bør sette av tid for å bli kjent med din nyansatte. Skap kort avstand fra gulvet til ledelsen.
I det minste må teamet til din nyansatt vite hvem deres nyeste teammedlem er, hvordan de ser ut, og når de starter.
Du trenger ikke å stoppe der egentlig.
Vær kreativ! Prøv å lag en morsom kahoot om alle ansatte og la alle gjette hvem som er hvem.
En skikkelig “ice-breaker” for den nyansatte ihvertfall.
Høres dette for voldsomt ut – test det, og få tilbakemelding fra de ansatte.
Det er deres mening som gjelder.
Vær ærlig om virksomhetens kultur.
Når du oppretter ditt nye onboardingsprogram, må du huske å fortelle om organisasjonens kultur nøyaktig.
Mens du vil at din nyeste ansatt skal kose seg og ha en flott første uke, vil du ikke selge en opplevelse som resten av jobben ikke kan leve opp til.
Tenk på atmosfæren og sosiale holdninger som er representert i din bedrift, og prøv å etterligne dette i alt du gjør.
Ha en personlig tilnærming
Det er ingenting som er så fint som å bli tenkt på, og onboarding er ikke noe unntak. Tenk på måter du kan gjøre din nye ansattes første uke unik for dem:
- Pynt skrivebordet med et kort fra teamet og noen artikler med firmalogo.
- Be IT om å sette opp pc’en eller mac’en med e-posten på forhånd og ta med all innloggingsinformasjon i en forseglet konvolutt.
- Skriv ut et organisasjonskart på fint kort som inkluderer navn og posisjon.
- Sett opp en velkomstpakke til hver nyansatt.
Fadder
Fadderordning er et godt og velprøvd onboardingsverktøy, og selv om virksomheter er ulike, forblir kjernen den samme: par opp din nyeste ansettelse med et dyktig medlem av organisasjonen, slik at de har noen de støtte seg på i startfasen.
Det fine med ordningen er at det er enkelt å organisere og tar noe av presset fra HR og eller lederne ved å gi nyansatte en annen ressurs å rette spørsmål til.
Et lite tips, prøv å parre nye ansettelser med ansatte utenfor deres nærmeste team. Dette vil oppmuntre til fremtidig samarbeid på tvers av avdelinger og eksponere den nyansatte for personer de ellers ikke får sjansen til å samhandle med.
Ro litt ned på formalitetene
Første uke kan være en skremmende opplevelse, og det er godt å begynne mykt med formalitetene.
Her er det selvfølgelig store forskjeller I bransjer og stillinger, men generelt sett er det bare å ta ting ned et hakk eller to, så det er lettere for den nyansatte å føle seg avslappet og knytte bånd til sine kollegaer.
Book inn dedikert tid for opplæring og trening
Opplæring og trening er viktig, men det bør balanseres.
Du vil ikke plassere din nye ansatt i et rom med 8 timers PowerPoint-presentasjoner.
Du vil heller ikke sende dem en rask “opplærings” manual og så være ferdig med treningen. Trikset er å lande et sted i midten.
Kanskje du kan samarbeide med teamet ditt for å lage en solid oversikt over hva den nye ansettelsen din virkelig trenger å vite, og sett opp tid til dette dag to til fem (prøv å unngå intensiv opplæring på dag én hvis du kan).
10. Ha det gøy!
En ny jobb skal være spennende -ikke glem å injisere en sunn dose moro tidlig i onboardingsfasen.
- Legg opp til ulike aktiviteter for å bli kjent, bygge vennskap og bygge team.
- Arranger en bli-kjent-morgen med kaffe/te eller fredagspils med hele teamet.
- Hva med å lage en interaktiv spørrekonkurranse om noe i virksomheten eller kahoot som nevnt tidligere?
Hvis du kan, prøv å få unnagjort alt “papirarbeid” den nyansatte må gjennom FØR oppstart og dag 1.
Ingenting demper den gode stemingen mer enn tørt administrativt arbeid!
